Die Dos und Don'ts im Videocall

@Work

Bleiben Sie dran! Die Dos und Don’ts beim Videocall.

Veröffentlicht am 15. Mai 2020

Das virtuelle Meeting funktioniert. Und das nicht erst, seit im Berufsleben der sichere Abstand zur Bedingung geworden ist: Per Video lässt sich vieles regeln, wofür lange Zeit die persönliche Anwesenheit aller Beteiligten zwingend erforderlich schien. Um Fettnäpfchen zu meiden und hier das Beste herauszuholen, sollte man jedoch mit gewissen Regeln vertraut sein – die können nämlich schon mal über Erfolg oder Misserfolg einer Kundenbesprechung entscheiden …

Skypen will gelernt sein. Vor allem, da technische Faktoren eine nicht unerhebliche Rolle spielen: „Sind Sie noch da? Können wir uns nochmal neu einwählen? Hören Sie mich?“ – das sind Hilferufe, die vielen von uns vertraut sein dürften. Ebenso wie das in der Bewegung erstarrte Gegenüber, bizarr verzögerte Gesprächsfetzen oder der Moment, in dem wir realisieren, dass wir schon länger der einzige Gesprächsteilnehmer sind … Kurz, auch im Videocall lauern Stolperfallen – aber auch Möglichkeiten, die es zu nutzen gilt. Wann, wenn nicht jetzt, ist die Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen?

Die Vorbereitung.

Schneider BrandingWen oder was möchten Sie zeigen?
Die Videokonferenz im Büro findet üblicherweise vor neutralem Hintergrund statt. Wer das auch im Home Office bieten will, entfernt am besten rechtzeitig den Wäscheständer und andere allzu private Einblicke … Wichtig zu wissen: Bei vielen Anbietern kann während der Besprechung der Hintergrund weichgezeichnet werden (Funktion „Background Blur“). So bleiben Sie gut erkennbar, während das Chaos hinter Ihnen angenehm verschwimmt.
Dass die Kleidung zuvor überprüft wird, versteht sich von selbst. Unternehmen, die ihr Logo gern gezielt im Hintergrund platzieren, können übrigens mit gebrandeten Outfits auch aus dem Home Office geschlossen auftreten – und gerade jetzt eine sinnvolle Botschaft vermitteln.

Was bringt uns jetzt zusammen?
Die Tools für das virtuelle Meeting sind vielfältig, Skype gehört nach wie vor zu den beliebtesten. Das Paket „Skype for Business“ wurde mittlerweile ins „Microsoft Teams“-Angebot integriert – eine Variante mit zahlreichen kostenlosen Funktionen für Unternehmen. Auch Zoom bietet neben verschiedenen Abo-Modellen kostenlose Gruppenbesprechungen mit einem 40-Minuten-Zeitlimit. Andere Tools heißen z. B. GoToMeeting (auch mit einer Gratis-Variante), Anymeeting (Achtung, Service nur auf Englisch!) oder Webex. Webex gehört zu den Klassikern – auch hier werden im Zuge der Corona-Krise mittlerweile mehr Möglichkeiten der Gratis-Nutzung angeboten.

Wie anwenderfreundlich ist die Technik?
Wer die Teilnehmer einer Videokonferenz nicht schon im Vorfeld verlieren will, stellt rechtzeitig sicher, dass sich alle problemlos einwählen können: Die Instruktionen für die Einwahl sollten nachvollziehbar und nicht zu kleinteilig beschrieben sein. Ist das WLAN erfahrungsgemäß nicht wirklich stabil, kann es Sinn machen, für das Videomeeting auf ein LAN-Kabel zurückzugreifen. Nichts kann eine Konferenz nachhaltiger stören als eine Verbindung, die ständig abbricht!

Der gute Ton.

Schneider FototapetePünktlichkeit ist auch im virtuellen Raum eine Tugend.
Benimm-Grundregeln gelten im Videomeeting ebenso wie für das persönliche Treffen. Seien Sie nicht nur pünktlich, sondern am besten einige Minuten vor der vereinbarten Zeit am Platz: So können Sie sicherstellen, dass die Technik funktioniert und das Meeting planmäßig startet.

Blickkontakt verbindet.
Schauen Sie den anderen in die Augen, auch am Bildschirm! Das schafft Nähe im Gespräch und ermöglicht ein konstruktives Miteinander. Damit jeder gut am Bildschirm zu erkennen ist, prüfen Sie vorab die Kameraeinstellungen und sorgen Sie für eine gute Perspektive und angenehme Lichtverhältnisse.

Ihr Gegenüber verdient volle Aufmerksamkeit.
Nebenbei surfen oder WhatsApp-Nachrichten verschicken, rasch eine E-Mail beenden oder gelangweilt in den Unterlagen herumblättern: Was im Konferenzraum unangenehm auffällt, bleibt auch im Videomeeting garantiert nicht unbemerkt. Bleiben Sie deshalb konzentriert bei der Sache!

Die goldenen Regeln im Videocall.

Schneider Set MoleskineSorgen Sie für Struktur.
In virtuellen Meetings setzt sich oft durch, wer am lautesten spricht: Die Übertragung ist verzögert und führt zu zeitversetzten Gesprächsanläufen, die wiederum Verwirrung stiften. Strukturieren hilft! Ernennen Sie für wichtige Meetings einen Moderator, der bestimmt, wer wann zu Wort kommt, und zu Beginn mit einer kurzen Vorstellungsrunde alle Teilnehmer einmal „aktiviert“. Übrigens: Eine simple, aber hilfreiche Maßnahme bei Teilnehmern, die sich untereinander noch nicht kennen, ist das Aufstellen großer Namensschilder.

Sprechen Sie deutlich.
Die Akustik unterschiedlicher Räume und die leicht zeitversetzte Übertragung können eine Verständigung zusätzlich erschweren. Sprechen Sie daher bewusst deutlich und akzentuiert, und stellen Sie zu Beginn sicher, dass alle Teilnehmer gut zu verstehen sind. Um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu eliminieren, schalten Sie das Mikrofon auf Stumm, wenn Sie nicht gerade reden.

Wiederholen Sie.
Aussagen verifizieren, Kernsätze wiederholen, Wichtiges kurz zusammenfassen – das macht nicht nur in der virtuellen Kommunikation Sinn, ist hier aber besonders relevant. Schließlich wird es immer wieder vorkommen, dass ein Redebeitrag nur bruchstückhaft zu verstehen bzw. die Verbindung zeitweise unterbrochen ist.

Machen Sie Pausen.
Ganz wichtig: Lassen Sie die anderen ausreden! Kurze Pausen nach einem Redebeitrag sorgen dafür, dass trotz leichter Verzögerungen in der Übertragung ein echter Dialog entstehen kann.

Halten Sie den Dialog aufrecht.
Die Kommunikation über Video erfordert mehr Deutlichkeit und explizitere Ansagen als die klassische Konferenz. So ist z. B. oft nicht sofort klar, an wen wir uns mit einem Redebeitrag wenden oder um welche Dokumente es konkret geht: Vergessen Sie also nicht, Ihr Gegenüber gegebenenfalls direkt mit Namen anzusprechen! So holen Sie auch die anderen rechtzeitig aus den Stumm-Modus zurück und sorgen dafür, dass sich niemand klammheimlich aus dem Geschehen zurückziehen kann.

Paravent SchneiderPS:
Was beim Chat mit der Lieblingskollegin noch Spaß macht, wirkt in anderem Kontext schon mal unprofessionell. Bemühen Sie sich deshalb darum, im Home Office spielende Kinder und tobende Fellnasen für die Dauer der Videokonferenz aus dem Sichtfeld (oder ganz draußen) zu halten. Auch wenn das oft nicht so einfach ist …

Teil diesen Beitrag mit deinen Bekannten und Kollegen!