Glas mit Gänseblümchen

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Damit keiner den Kanal voll hat: Rücksichtsvolle Kommunikation via E-Mail, Whatsapp und Co.

Veröffentlicht am 16. Juli 2021

Homeoffice, Distanzunterricht und Kontaktbeschränkungen haben in den letzten Monaten die Kommunikation noch einmal stärker ins Netz verlagert. Gerade in beruflichen Zusammenhängen lohnt es sich allerdings, zwischendurch kurz auf Pause zu stellen und sich zu fragen, was die Businesskommunikation erfolgreich macht – und welche Fallstricke sich vermeiden lassen.

Gutes Benehmen ist im Netz eine Kernkompetenz, ganz genauso wie im persönlichen Gespräch: Der Umgang mit Menschen erfordert Einfühlungsvermögen, Respekt und Aufmerksamkeit – auch, wenn man sie schnell wegklicken kann, es eilig hat oder viel zu tun ist. Die Anonymität im Netz erleichtert unangemessenes Verhalten und macht gerade im beruflichen Kontext Achtsamkeit und verbindliche Spielregeln unerlässlich. Einige von ihnen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Zwei Powerbanks in Weiß und Schwarz

1. Treten Sie höflich und professionell auf.

Das gilt für die Kommunikation über LinkedIn oder Facebook ebenso wie im beruflichen E-Mail-Verkehr. Begrüßen Sie in der E-Mail Ihr Gegenüber möglichst mit Namen, sagen Sie über alle Hierarchie-Ebenen hinweg Bitte und Danke und halten Sie sich an die Regeln der deutschen Rechtschreibung (im Zweifelsfalle Rechtschreibprüfung aktivieren).
Schreiben Sie selbst über WhatsApp in ganzen Sätzen. Auch wenn der Ton mal lockerer wird: Meiden Sie Umgangssprachliches – im Zweifelsfalle ist hier der formellere Weg der bessere. Bedenken Sie, dass gerade im Schriftverkehr Missverständnisse entstehen, wie sie vermutlich jeder in der privaten WhatsApp-Kommunikation schon erlebt hat.

2. Erleichtern Sie dem Empfänger die Kommunikation.

Wer eine E-Mail aus rasch zusammengeworfenen Informationen, Links und Stichworten erhält und daraus eine schlüssige Botschaft oder gar einen Arbeitsauftrag entnehmen soll, hat es schwer. Bereiten Sie daher Ihre Informationen präzise und übersichtlich auf, speziell in E-Mail-Verkehr! Schon im Betreff sollte das Wesentliche ersichtlich sein. Absätze, Fettungen und Bullets können den Text strukturieren und damit die Lesbarkeit verbessern.

3. Reagieren und antworten Sie.

Wenn auf Nachrichten nicht reagiert wird, hinterlässt das ein schales Gefühl – das ist im Business nicht anders als im Privatbereich. Sorgen Sie deshalb auch im beruflichen Dialog immer für eine Rückmeldung oder Empfangsbestätigung, egal wie kurz sie sein mag. Bedanken Sie sich, wenn man Ihnen Informationen oder Dokumente zuschickt. Stellen Sie sich vor, Ihr Gegenüber würde persönlich vor Ihnen stehen und Ihnen eine Präsentation überreichen. Würden Sie sie wortlos in Empfang nehmen und sich umdrehen?

Notizblöcke mit "Like"-Zeichen

4. Wählen Sie den passenden Kanal.

Für schnelle und dringende Botschaften hat sich WhatsApp auch im Geschäftsleben etabliert. Besonders wichtige Nachrichten sollten allerdings nicht über Messenger-Kanäle verschickt werden, sondern lieber ganz „offiziell“ per E-Mail. So zeigen Sie, dass Ihnen Botschaft und Adressat wichtig sind.
So manches lässt sich nach wie vor telefonisch am besten und schnellsten klären: Ein Weg, vor dem viele mittlerweile eine Scheu entwickelt haben – oft aus Angst, dem anderen durch die „persönlichere“ Form der Kommunikation zu nahe zu treten. Der vorab vereinbarte Telefontermin (wie er auch für Videobesprechungen üblich ist) hilft, diese Scheu abzubauen.
Wenn es dagegen um die Übermittlung konkreter Daten und Informationen geht, können Telefon oder Video eine Zumutung für den Angerufenen sein: Er muss selber mitschreiben – hier wäre eine E-Mail mit sauber eingetippten Informationen entgegenkommender.

5. Versenden Sie keine Text-Häppchen.

Alle drei Sekunden ein Bling? Das wirkt im beruflichen Zusammenhang leicht atemlos und abgehackt und grenzt irgendwann an Lärmbelästigung. Verzichten Sie daher darauf, jeden Ihrer Sätze einzeln über WhatsApp zu versenden und bündeln Sie das Thema lieber zu einem kurzen, flüssigen Text. Mit Emojis sollten Sie sparsam umgehen – auch die können leicht missverstanden werden.

6. Überfluten Sie Ihr Gegenüber nicht mit Nachrichten.

Wenn am Hin und Her eines schriftlichen Dialogs das halbe Büro in CC teilnehmen darf, erlahmt die Aufmerksamkeit der Beteiligten schnell, der Maileingang verstopft, viele sind einfach nur genervt. Überlegen Sie daher genau, für wen welche Information überhaupt von Interesse ist, und beschränken Sie Abstimmungen per E-Mail auf die Beschäftigten, die in dieser Phase für das Projekt relevant sind.

Tragbarer Lautsprecher, schwarz mit Bambus

Und schließlich …

Das Netz vergisst nicht – seit der Austausch über soziale Medien und Kommunikationskanäle zum Alltag gehört, zählt diese Wahrheit zu den ersten und wichtigsten Erkenntnissen. Doch nicht nur der Schutz der eigenen Privatsphäre macht ein achtsames Verhalten im Netz unverzichtbar: Die Online-Kommunikation gehört zu den wesentlichen Bausteinen der Kunden- und Mitarbeiterbindung. Der Respekt und die Wertschätzung, die ein Unternehmen im persönlichen Umgang mit seinen Kunden und Mitarbeitern pflegt, sollte sich auch hier widerspiegeln – und damit ein gutes Arbeitsklima noch besser machen.

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