Was ankommt, wenn man ankommt: Wartebereiche einladend gestalten

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Was ankommt, wenn man ankommt: Wartebereiche einladend gestalten.

Veröffentlicht am 14. August 2020

Entspannte Lounge oder steriler Vorraum? Wie und wo wir warten müssen, entscheidet oft darüber, ob wir ein Unternehmen überhaupt sympathisch finden. Und häufig auch darüber, ob wir bleiben – oder direkt wieder gehen! Umso unverständlicher ist es, dass Empfangs- und Warteräumen in viel zu vielen Betrieben immer noch viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird.
Empfangsräume
Warten, bis man dran ist: Das gehört zwar nicht zu unseren Lieblingsbeschäftigungen, ist aber oft unvermeidlich. Ob als Patient oder Kunde, Geschäftspartner oder Besucher – immer gilt es, eine längere oder kürzere Zeit in fremden Räumen zu überbrücken, und das auf möglichst angenehme Art und Weise. Zeit, die Unternehmen bewusst für ihre Kundenbindungs-Maßnahmen nutzen können: Denn wer sich gut aufgehoben fühlt und die Räumlichkeiten (und damit die Firma) schon vorab als angenehm wahrnimmt, geht danach mit einem positiveren Gefühl in den Kontakt. Ein Faktor, der Verkaufsgespräche erfolgreicher machen, Patienten entspannen und geschäftliche Bindungen vertiefen kann! Werfen wir also einen Blick auf die vielen kleinen und großen Stellschrauben, mit denen der gute erste Eindruck gestaltet und gefestigt werden kann:

Aufmerksame Ansprechpartner

Zugewandt und aufmerksam, aber nicht aufdringlich: So wünschen sich Besucher die Mitarbeiter am Empfang oder in der Lobby. Dieser Wunsch sollte für jedes Unternehmen oberstes Gebot sein! Denn auch wenn man als Neuangekommener „einfach nur“ wartet und gar nichts braucht – Mitarbeiter, deren Aufmerksamkeit einzig und allein dem eigenen Smartphone gilt, geben jedem Gast das ungute Gefühl, zu stören.
Einladende Wartezonen

Nutzerfreundliche Gestaltung

Den Begriff der Nutzerfreundlichkeit kennen wir zunächst aus der digitalen Welt, relevant ist er aber auch hier – als Maßstab dafür, ob Räume auch das Verhalten und die Bedürfnisse ihrer Kunden entsprechend berücksichtigen. So sollten zum Beispiel Kundentoiletten gut ausgeschildert sein: Nicht jedem ist es angenehm, am Empfang danach fragen zu müssen. Auch mit einem Schirmständer und einer soliden Garderobe kommt man dem Besucher entgegen – wackelige, überfüllte Garderobenhaken dagegen sorgen für Stress und vermitteln den Eindruck unangebrachter Sparsamkeit.

Ein Ambiente zum Ankommen

Der Wartebereich repräsentiert das Unternehmen. Er sollte daher gepflegt und souverän, aber auch nicht zu kühl und unpersönlich gestaltet sein. Wie, ist eine Frage von CI, Stil und branchenüblichen Gepflogenheiten: Ob bunte Besucherstühle mit praktischen Ablageflächen, eine klassische Sitzecke oder auch eine moderne Lounge mit organisch geformten Sitzmöbeln – Hauptsache, man lässt sich dort gern nieder, sitzt bequem und nicht zu eng aufeinander. In Empfangsräumen hat es sich zudem als günstig erwiesen, wenn der Bereich nicht komplett einsehbar ist, die Privatsphäre der Besucher also gewahrt bleibt. Weitere Gesichtspunkte für die Gestaltung sind zum Beispiel …

Wartezonen, die einladen
Pflanzen – fürs gute Klima.
Grünpflanzen schaffen Lebendigkeit, entspannen und sorgen ganz nebenbei für ein besseres Raumklima. Integrieren Sie also ein gutes Stück Natur in den Raum! Kleiner Tipp: Sind echte Pflanzen nicht drin, vermitteln z. B. auch großzügige Naturmotive an der Wand ein gutes Gefühl.

Dekoration – bloß nicht überladen!
Eine üppige oder kleinteilige Deko ist in Räumen eher unüblich, die von vielen verschiedenen Personen frequentiert werden und oft repräsentativen Zwecken dienen. Große, gezielt eingesetzte Deko-Objekte kommen dagegen gut zur Geltung: Sie unterstreichen den Charakter des Unternehmens, machen Räume interessant und geben ihnen Persönlichkeit. Hier können wenige, besondere Artikel viel Atmosphäre schaffen.
Wanddeko repräsentativ
Die Raumakustik – ein unterschätzter Faktor.
Gerade in Wartebereichen ist es häufig zu laut und zu hellhörig, um sich zu sammeln und zu entspannen. Berücksichtigen Sie daher die Akustik bei der Platzierung Ihrer Wartebereiche und der Auswahl des Bodenbelags! Mit speziellen Schallschutz-Paneelen lässt sich auch hier viel erreichen.

Beleuchtung – lieber heller!
Schummriges Licht kann gemütlich sein, ist in diesem Bereich aber denkbar unangebracht: Ein heller, gut ausgeleuchteter Wartebereich mit möglichst viel Tageslicht zeigt Ihren Gästen vielmehr, dass sie es mit einem offenen, transparenten Unternehmen zu tun haben.

Farben zum Wohlfühlen

Im Empfangsbereich werden gern Erd- oder Himmelstöne verwendet, kombiniert mit klarem, sauberem Weiß: Das vermittelt einerseits Frische, wirkt aber trotzdem nicht zu steril. Blau ist dabei die Lieblingsfarbe der Unternehmen – sie steht für Weisheit, Treue und Freiheit, soll entspannen und beruhigen. Wichtig jedoch ist vor allem, dass die Farben im Kundenbereich gut aufeinander abgestimmt sind! Im Idealfall entsprechen sie den Unternehmensfarben oder ergänzen sie harmonisch. Das allseits beliebte Grau ist zwar als Farbe extrem anpassungsfähig (und als Fußbodenbelag sehr strapazierfähig), sollte aber nicht dominieren, sondern durch kontrastierende, freundliche Töne belebt werden.

Kinderecke für Warteräume

Unterhaltung für jedes Alter

Wer wartet, ist offen für Zerstreuung: Auslagen wie die aktuelle Tageszeitung, Zeitschriften – bitte nicht vom letzten Jahr! – und branchenrelevante Magazine sorgen gerade bei längerer Wartezeit für Unterhaltung. Hier darf (und sollte) auch die Gelegenheit genutzt werden, das eigene Unternehmen – z. B. durch Infobroschüren oder Flyer – im besten Licht zu präsentieren. Wer Platz und Gelegenheit hat, kann auch mit Schaukästen und Vitrinen viel über sich erzählen.
Sind Kinder im Spiel, sollten Bilderbücher und Spielzeug für die Kleinen selbstverständlich sein. Eine gut sortierte Spielecke sicherte schon mancher Firma elterliche Sympathien! In Zeiten strenger Hygiene-Vorgaben kann man natürlich auch – je nach Möglichkeiten – auf einen Bildschirm mit kindgerechten Filmen zurückgreifen.

Sauberkeit und Hygiene

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – in Zeiten wie diesen aber durchaus ein paar Worte wert! Denn Hygiene ist nicht nur in Arztpraxen das oberste Gebot für Räume mit Kundenverkehr: Wer hier alle Möglichkeiten nutzt, gibt Kunden und Gästen ein gutes und vor allem sicheres Gefühl.

• Der Spender mit Desinfektionslösung für die Hände darf gern auch dauerhaft platziert werden.
• Steril verpackte Einmal-Masken sollten für alle Fälle bereitliegen, am besten direkt am Empfang.
• Ein Schild, mit dem das Unternehmen freundlich auf die geltenden Schutz- und Abstandsregeln hinweist, gehört in jeden Empfangsbereich.
Kekse mit Branding

Erfrischungen und Nervennahrung

Viele Besucher kommen bereits durstig an. Und wartende Bewerber oder auch Patienten haben häufig schon vor Nervosität einen trockenen Mund – das kennen die meisten von uns aus eigener Erfahrung. Wasserspender und Teekocher sind deshalb besonders beliebt (und sollten natürlich der geltenden Hygienesituation angepasst werden)! Viele freuen sich auch über Mentholbonbons und kleine Kekse oder Schokoladen für die Wartezeit. Hier allerdings schlägt aktuell der Hygienefaktor das Bestreben nach Nachhaltigkeit: Alles sollte konsequent einzeln verpackt angeboten werden. So machen wir die Wartezeit vielleicht nicht zum Hochgenuss – aber auf jeden Fall so angenehm, appetitlich und kurzweilig wie möglich.

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